Regulamin

REGULAMIN UDZIAŁU W PROJEKCIE “MINI GRANTY” 2020
Dofinansowanie z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia
Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030

DZIAŁANIA PROGRAMOWE
1. Regulamin dotyczy jednostek Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP. Ostateczna interpretacja
zapisu regulaminu należy do Komendy Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 31.03.2020 roku.

PRZYSTĄPIENIE DO PROJEKTU
1. Wniosek grantowy może złożyć podstawowa jednostka ZHP działająca w hufcu zrzeszonym
w Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP.
2. Do konkursu mogą stanąć jednostki z hufca bądź hufiec, który rozliczył się z podstawowej
dokumentacji finansowej, programowej i kształceniowej (plany pracy, plany kształcenia,
budżet oraz rozliczenia miesięczne hufca). Lista tych hufców będzie uaktualniana
w dokumentach projektu na witrynie chorągwi.
3. Poziom dofinansowania wynosi maksymalnie 50%. Mogą̨ nim zostać objęte projekty
programowe i kształceniowe gromad, drużyn, patroli (przedsięwzięcia, rajdy, biwaki,
wyjścia, cykle sprawnościowe itp.)
4. Maksymalną kwotą dofinansowania na jednostkę jest 500zł.
5. W przypadku, gdy pula przewidziana na dofinansowania nie zostanie wyczerpana, dopuszcza
się do złożenia kolejnego wniosku.
6. Jednostki przystępujące do projektu musząmieć́na to zgodę od właściwego
komendanta hufca.

DOKUMENTY SKŁADANE W RAMACH REKRUTACJI DO PROJEKTU
7. Wniosek należy wypełnić zgodnie ze wzorem na oficjalnym formularzu.
Nie dopuszcza się zmiany formularza przez zgłaszającego. Wnioski nie wypełnione w całości
lub nieczytelne będą odrzucane z projektu.
8. Formularz wniosku oraz wzór jego wypełnienia stanowią załączniki do niniejszego
regulaminu.
9. Wniosek zawiera w sobie opis przedsięwzięcia, kosztorys oraz inne dane niezbędne
do realizacji projektu w ramach dotacji z NIW.
10. Wniosek należy złożyć w formie elektronicznej wraz z załącznikami w tym skanem
podpisanego regulaminu.
11. Do wniosku w formie załącznika musi być dołączony plan pracy drużyny/gromady, szczepu,
zespołu lub hufca ubiegającej się o przyznanie grantu.
12. Wnioski należy składać u phm. Karoliny Pstrągowskiej poprzez mail: rohis@wm.zhp.pl,
który musi zostać wysłany również do wiadomości właściwego komendanta hufca.
13. Działanie finansowane jest ze środków otrzymanych z Narodowego Instytutu Wolności
w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na
lata 2018-2030
Załącznik Nr 1
do Uchwały Komendy Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP
nr 6/2020 z dnia 27 marca 2020 r.
14.Komendant hufca może wnieść zastrzeżenia do grantu w terminie 7 dni od przesłania
wiadomości. W przypadku braku uwag i przy akceptacji ze strony osób wskazanych w punkcie
15. niniejszego regulaminu zostanie dokonany przelew zaliczki na wskazane konto.

REALIZACJA PROJEKTU
15.Projekt musi być zatwierdzony pod względem merytorycznym w przypadku wydarzeń
programowych przez zastępczynię komendanta chorągwi ds. programu
(katarzyna.dutkowska@zhp.net.pl), a w przypadku wydarzeń kształceniowych przez
zastępczynię komendanta chorągwi ds. pracy z kadrą (ewelina.dzugan@zhp.net.pl)
i finansowym przez skarbnika chorągwi (michal.kruszynski@zhp.net.pl).
16.Wiadomość mailowa z prośbą o zaliczkę (przesłana na adres: ksiegowosc@wm.zhp.pl)
z wiadomością do koordynatora projektu (rohis@wm.zhp.pl) musi zawierać imię i nazwisko,
adres oraz numer konta bankowego osoby odpowiedzialnej za przedsięwzięcie. Środki nie
mogą zostać przekazane na konto hufca.
17.W przypadku, gdy koordynatorem projektu jest osoba niepełnoletnia lub nieposiadająca
konta bankowego, zaliczkę otrzymuje opiekun drużyny/ gromady lub inna pełnoletnia osoba
wskazana przez właściwego komendanta hufca.
18. Faktury należy rozliczyć w chorągwi najpóźniej do 5 dnia kolejnego miesiąca licząc od daty
wystawienia dokumentu (np. fakturę z 15 lutego należy rozliczyć do 05 marca). Warunek ten
dotyczy wszystkich faktur, nawet, jeśli nie są wystawione na pełną kwotę dofinansowania.
19.Faktury opisane ołówkiem należy zostawić w podpisanej przez zaliczkobiorcę
i zaadresowanej na nazwisko pwd. Michała Kruszyńskiego kopercie w Biurze Chorągwi
z dopiskiem “ROHiS”.

ROZLICZENIE PROJEKTU
20. Merytoryczne rozliczenie projektu musi nastąpić do miesiąca po zakończeniu działań,
wyjątkiem jest miesiąc grudzień. W tym przypadku merytoryczne rozliczenie projektu musi
nastąpić do 10 grudnia 2020 r.
21.W przypadku nierozliczenia części merytorycznej i/ lub finansowej przez osobę składającą
wniosek, komenda hufca danej jednostki jest zobowiązana do zwrotu pobranej przez
jednostkę zaliczki.
22. Sprawozdanie musi zawierać:
a. Listy uczestników zgodne ze wzorem,
b. Zdjęcia z przedsięwzięcia, z odpowiednimi logotypami (dostępne w folderze projektu
na witrynie chorągwi),
c. Sprawozdanie zgodnie ze wzorem
23.Na witrynie chorągwi będą zamieszczone gotowe do pobrania i wypełnienia listy
uczestników, metryczka projektu oraz druki sprawozdania wraz z przykładem wypełnionych
dokumentów.
24. Faktury muszą być pobierane na dane chorągwi. Osoba odpowiadająca za dany projekt ma
obowiązek sprawdzenia poprawność danych.
25.Niestandardowe koszty, które nie zostały ujęte w kosztorysie należy ustalić ze skarbnikiem
chorągwi pwd. Michałem Kruszyńskim.