Regulamin konkursu grantowego
Definicje
Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
- Chorągiew – Chorągiew Warmińsko-Mazurska ZHP;
- Komendant – komendant właściwego hufca;
- PJO – podstawowa jednostka organizacyjna;
- Zadanie – działanie będące przedmiotem wniosku;
- Wniosek – wniosek o dofinansowanie zadanie
- ROHiS – Rządowy Program Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030
- Program – konkurs grantowy „ROHiS 2022” Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP.
Finansowanie i cel programu
- Program dofinansowywany jest z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030
- Celem programu jest wsparcie działań programowo-kształceniowych w jednostkach organizacyjnych Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP.
Uprawnieni wnioskodawcy i rodzaje kwalifikacji zadań
O dofinansowanie w ramach programu mogą się ubiegać:
- Hufce
- Szczepy
- Gromady zuchowe;
- Drużyny harcerskie, starszoharcerskie, wędrownicze;
- Drużyny wielopoziomowe
- Gromady/Drużyny Nieprzetartego Szlaku;
- Kręgi akademickie;
- Kręgi instruktorskie, starszyzny, senior w;
- Kluby specjalnościowe;
- Zespoły hufcowe powołane rozkazem właściwego komendanta.
- Zespoły chorągwiane powołane rozkazem właściwego komendanta.
W ramach programu można ubiegać się o dofinansowanie organizacji i realizacji zadań takich jak:
- Kształcenie wychowawców tj.: kursy metodyczne, kursy podharcmistrzowskie, kursy 35+, kursy drużynowych itp.
- Kształcenie os b niepełnoletnich tj.: kursy przewodnikowskie, kursy zastępowych, kursy przybocznych itp.
- Kształcenie specjalistyczne tj.: kursy żeglarskie, turystyczne, animatorskie itp.
- Działania programowe tj.: cykle zbi rek sprawnościowych, cykle zbiórek tematycznych, rajdy, biwaki, obozy, zimowiska itp.
Wymagania formalne i finansowe dla zadania
- Realizacja zadania odbywa się na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w roku 2022.
- Termin rozpoczęcia i zakończenia zadania określa się od dnia 20 stycznia 2022 r. do dnia 31 grudnia 2022 r. z zaznaczeniem, że zadania realizowane w grudniu muszą zostać zgłoszone do 30 listopada 2022 r, odpowiednio do koordynatora danego obszaru.
- Podstawowa jednostka organizacyjna ma prawo złożyć maksymalnie 3 wnioski.
- Hufce oraz szczepy mają prawo do składania nieograniczonej liczby wniosków, z zastrzeżeniem, że pierwszeństwo w rozpatrywaniu mają wnioskodawcy, którzy nie korzystali jeszcze z środków w ROHIS.
- Dofinansowanie ma charakter celowy i może być wydatkowane od daty przyznania dofinansowania.
- W preliminarzu można określić jedynie koszty niezbędne do poniesienia w związku z realizacją zadania.
- W ramach zadania nie można finansować prac remontowych i modernizacyjnych budynków wi obiekt w oraz zakupu środków w trwałych.
- Materiały programowe wykonywane indywidualnie w ramach zadania (np. koszulki, bluzy, dyplomy itp.) muszą posiadać logotyp ROHIS w widocznym miejscu.
- Przedział finansowania:
Działanie Przedział finansowania Kurs na poziomie PJO lub szczepu 500,00 Kurs/szkolenie/warsztaty na poziomie hufca 1000,00 Kursy/szkolenia/warsztaty na poziomie chorągwi 1500,00 b. Program
Działanie Przedział finansowania Działanie PJO jednodniowe 200-250 Działanie PJO – wyjazd ( np. wycieczka do innego miasta) 300 Rajd/biwak drużyny ( powyżej 1 doby) 400-500 Działanie na poziomie szczepu – jednodniowe 400 Działanie na poziomie szczepu – wyjazd (np. wycieczka do innego miasta) 500 Rajd/biwak na poziomie szczepu ( powyżej 1 doby) 500-600 Działanie na poziomie hufca – jednodniowe 500-600 Działanie na poziomie hufca – wyjazd (np. wycieczka do innego miasta) 600-700 Rajd/biwak na poziomie hufca ( powyżej 1 doby) 700-1000 Działanie na poziomie chorągwi 50 % kosztów - Koszty realizacji zadania ponoszone są przez wnioskodawcę i otrzymane po rozliczeniu realizacji zadania w formie zwrotu środków w na konto bankowe hufca o wysokości przyznanego grantu.
- Jednostki przystępujące do projektu muszą posiadać:
- zgodę od właściwego komendanta hufca,
- opłaconą składkę członkowską.
- W przypadku braku zgody, o której mowa w pkt. 4.11. wniosek zostanie odrzucony jako błędny formalnie.
- Z środków w ROHIS:
-
MOŻNA FINANSOWAĆ NIE MOŻNA FINANSOWAĆ Artykuły plastyczne/materiały szkoleniowe Umundurowanie/elementy umundurowania Nagrody dla uczestników Przedmioty niebezpieczne np. noże Koszulki lub inne artykuły okolicznościowe wyłącznie z logiem ROHiSu Urządzenia: opiekacze, palniki elektryczne, kuchenki gazowe itp. Transport uczestników Elementy nie posiadające logo ROHiSU – pamiątkowe chusty, koszulki, kurtki itp. Noclegi Wyposażenie siedzib hufca lub harcówek Wyżywienie/artykuły spożywcze Koszty wysyłki Środki ochrony osobistej Inne artykuły i usługi nieuznane przez koordynatora - W ramach konkursu grantowego nie można finansować DSCZ na kursy organizowane przez inną jednostkę chorągwi warmińsko-mazurskiej, kt re zostały sfinansowane z programu ROHIS.
-
- Środki z ROHISu zwracane będą wyłącznie na konto hufca. Wszelkie płatności dokonywane z konta prywatnego, bez wcześniejszego pobrania zaliczki z hufca lub chorągwi nie będą zwracane.
Terminy i tryb naboru wniosków
- W ramach programu przewiduje się nabór w trybie ciągłym do wyczerpania puli zaplanowanej na dofinansowanie zadań.
- Wniosek należy złożyć na maksymalnie 3 dni przed datą rozpoczęcia realizacji zadania.
- Wniosek należy wypełnić zgodnie ze wzorem na oficjalnym formularzu (zał. 1) Nie dopuszcza się zmiany formularza przez zgłaszającego. Wnioski nie wypełnione w całości lub nieczytelne będą odrzucane z przyczyn formalnych.
- Wniosek zawiera w sobie opis przedsięwzięcia, kosztorys oraz inne dane niezbędne do realizacji projektu w ramach dotacji z NIW.
- Złożenie wniosku jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
- Do wniosku składanego przez PJO, w formie załącznika musi być dołączony plan pracy podstawowej jednostki organizacyjnej ubiegającej się o przyznanie grantu.
- Do wniosków na poziomie szczepu, wnioskodawca jest zobowiązany dostarczyć wszystkie plany pracy drużyn w szczepie na bieżący rok harcerski. Przy następnych wnioskach, punkt ten nie będzie wymagany.
- Do wniosków na poziomie hufca, wnioskodawca jest zobowiązany dostarczyć wszystkie plany pracy drużyn w hufcu na bieżący rok harcerski. Przy następnych wnioskach, punkt ten nie będzie wymagany.
- Plany pracy drużyn mogą pozostać w formie, w której zostały spisane. Jeżeli takowe nie istnieją, należy stworzyć je według wzoru ROHIS (zał. ).
- Plany pracy należy przesłać w formacie pdf. do odpowiedniego koordynatora projektu wraz z wnioskiem o dofinansowanie.
- Wnioski należy składać do koordynatorów obszar w:
- działania programowe do pwd. Anny Chromińskiej poprzez maila: anna.chrominska@zhp.net.pl
- działania kształceniowe do hm. Marzeny Skoniecznej poprzez mail: marzena.skonieczna@zhp.net.pl,
- Przekazanie wniosku inną drogą niż wymagana, do niewłaściwej osoby może skutkować niezatwierdzeniem wniosku. Koordynator obszaru zastrzega sobie możliwość odrzucenia wniosku.
- Wnioskodawca zwraca się do swojego komendanta hufca z prośbą o wyrażenie zgody na organizację wydarzenia.
- Komendant hufca przekazuje informację o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody na organizację wydarzenia za pośrednictwem imiennego maila w domenie ZHP skierowanego do odpowiedniego koordynatora projektu.
- Koordynator projektu przekazuje informację o przyznaniu lub nieprzyznaniu dofinansowania do wnioskodawcy oraz komendanta hufca, najpóźniej do dnia poprzedzającego organizację wydarzenia, w formie wiadomości mailowej.
Rozliczenie zadania
- Rozliczenie zadania następuje maksymalnie na 14 dni po dacie zakończenia realizacji zadania. W tym terminie, do chorągwi powinny trafić dokumenty w wersji papierowej. Nie dotrzymanie określonego terminu bez wcześniejszego zgłoszenia i uznanej przyczyny skutkować będzie cofnięciem przyznanego grantu.
-
Sprawozdanie z realizacji zadania musi zawierać:
-
Sprawozdanie merytoryczne z realizacji zadania wg wzoru (zał. 2)
-
Plan/program/harmonogram wydarzenia opatrzony logiem ROHISU
-
Faktury lub inne dokumenty finansowe do których należy dołączyć potwierdzenie płatności (oprócz gotówkowych);
-
Opis faktur wg załączonego wzoru (zał. 3);
-
-
Do sprawozdania należy dołączyć również zdjęcia z wydarzenia, opatrzone logotypami, z odpowiednim opisem:
Wzór opisu: nazwa wydarzenia_data_hufiec
- Screenshot’a postu na fanpagu drużyny lub hufca na portal Facebook lub ze strony internetowej hufca z opisem „Zadanie finansowane przez Narodowy Instytut Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018- 2030”, z opisem jak do zdjęć:
Wzór opisu: nazwa wydarzenia_data_hufiec
Zdjęcia należy umieścić w folderze udostępnionym przez koordynatora.
- Przed przekazaniem rozliczenia w wersji papierowej należy przekazać je w formie skan w/zdjęć do koordynatora danego obszaru. Po zatwierdzeniu skanów/zdjęć, należy przekazać rozliczenie w oryginale do biura chorągwi.
- Faktury muszą być pobierane na dane nabywcy: Chorągiew Warmińsko-Mazurska ZHP, ul. Kopernika 45, 10-512 Olsztyn NIP 7393591437. Osoba odpowiadająca za dane zadanie ma obowiązek sprawdzenia poprawność danych.
- Rozliczenie dofinansowania podzielone jest na etapy:
- Etap 1 – Złożenie w formie elektronicznej (skan) skan w na pocztę mailowa koordynatora obszaru.
- Etap 2 – Akceptacja rozliczenia przez koordynatora obszaru.
- Etap 3 – Przesłanie oryginał w dokument w pocztą tradycyjną do biura chorągwi.
- Etap 4 – Zwrot środków w wysokości przyznanego dofinansowania.
Postanowienia końcowe
Ostateczna interpretacja niniejszego regulaminu należy do koordynatora projektu ROHIS Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP