ROHIS

Regulamin konkursu grantowego

Definicje

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. Chorągiew – Chorągiew Warmińsko-Mazurska ZHP;
2. Komendant – komendant właściwego hufca;
3. PJO – podstawowa jednostka organizacyjna;
4. Zadanie – działanie będące przedmiotem wniosku;
5. Wniosek – wniosek o dofinansowanie zadanie
6. ROHiS – Rządowy Program Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030
7. Program – konkurs grantowy „ROHiS 2022” Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP.

Finansowanie i cel programu

1. Program dofinansowywany jest z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030
2. Celem programu jest wsparcie działań programowo-kształceniowych w jednostkach organizacyjnych Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP.

Uprawnieni wnioskodawcy i rodzaje kwalifikacji zadań

O dofinansowanie w ramach programu mogą się ubiegać:

1. Hufce
2. Szczepy
3. Gromady zuchowe;
4. Drużyny harcerskie, starszoharcerskie, wędrownicze;
5. Drużyny wielopoziomowe
6. Gromady/Drużyny Nieprzetartego Szlaku;
7. Kręgi akademickie;
8. Kręgi instruktorskie, starszyzny, senior w;
9. Kluby specjalnościowe;
10. Zespoły hufcowe powołane rozkazem właściwego komendanta.
11. Zespoły chorągwiane powołane rozkazem właściwego komendanta.

W ramach programu można ubiegać się o dofinansowanie organizacji i realizacji zadań takich jak:

1. Kształcenie wychowawców tj.: kursy metodyczne, kursy podharcmistrzowskie, kursy 35+, kursy drużynowych itp.
2. Kształcenie os b niepełnoletnich tj.: kursy przewodnikowskie, kursy zastępowych, kursy przybocznych itp.
3. Kształcenie specjalistyczne tj.: kursy żeglarskie, turystyczne, animatorskie itp.
4. Działania programowe tj.: cykle zbi rek sprawnościowych, cykle zbiórek tematycznych, rajdy, biwaki, obozy, zimowiska itp.

Wymagania formalne i finansowe dla zadania

1. Realizacja zadania odbywa się na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w roku 2022.
2. Termin rozpoczęcia i zakończenia zadania określa się od dnia 20 stycznia 2022 r. do dnia 31 grudnia 2022 r. z zaznaczeniem, że zadania realizowane w grudniu muszą zostać zgłoszone do 30 listopada 2022 r, odpowiednio do koordynatora danego obszaru.
3. Podstawowa jednostka organizacyjna ma prawo złożyć maksymalnie 3 wnioski.
4. Hufce oraz szczepy mają prawo do składania nieograniczonej liczby wniosków, z zastrzeżeniem, że pierwszeństwo w rozpatrywaniu mają wnioskodawcy, którzy nie korzystali jeszcze z środków w ROHIS.
5. Dofinansowanie ma charakter celowy i może być wydatkowane od daty przyznania dofinansowania.
6. W preliminarzu można określić jedynie koszty niezbędne do poniesienia w związku z realizacją zadania.
7. W ramach zadania nie można finansować prac remontowych i modernizacyjnych budynków wi obiekt w oraz zakupu środków w trwałych.
8. Materiały programowe wykonywane indywidualnie w ramach zadania (np. koszulki, bluzy, dyplomy itp.) muszą posiadać logotyp ROHIS w widocznym miejscu.
   1. Przedział finansowania:

   Działanie	Przedział finansowania
   Kurs na poziomie PJO lub szczepu	500,00
   Kurs/szkolenie/warsztaty na poziomie hufca	1000,00
   Kursy/szkolenia/warsztaty na poziomie chorągwi	1500,00

   b. Program

   Działanie	Przedział finansowania
   Działanie PJO jednodniowe	200-250
   Działanie PJO – wyjazd ( np. wycieczka do innego miasta)	300
   Rajd/biwak drużyny ( powyżej 1 doby)	400-500
   Działanie na poziomie szczepu – jednodniowe	400
   Działanie na poziomie szczepu – wyjazd (np. wycieczka do innego miasta)	500
   Rajd/biwak na poziomie szczepu ( powyżej 1 doby)	500-600
   Działanie na poziomie hufca – jednodniowe	500-600
   Działanie na poziomie hufca – wyjazd (np. wycieczka do innego miasta)	600-700
   Rajd/biwak na poziomie hufca ( powyżej 1 doby)	700-1000
   Działanie na poziomie chorągwi	50 % kosztów

9. Koszty realizacji zadania ponoszone są przez wnioskodawcę i otrzymane po rozliczeniu realizacji zadania w formie zwrotu środków w na konto bankowe hufca o wysokości przyznanego grantu.
10. Jednostki przystępujące do projektu muszą posiadać:
    1. zgodę od właściwego komendanta hufca,
    2. opłaconą składkę członkowską.
11. W przypadku braku zgody, o której mowa w pkt. 4.11. wniosek zostanie odrzucony jako błędny formalnie.
12. Z środków w ROHIS:

    1. MOŻNA FINANSOWAĆ	NIE MOŻNA FINANSOWAĆ
       Artykuły plastyczne/materiały szkoleniowe	Umundurowanie/elementy umundurowania
       Nagrody dla uczestników	Przedmioty niebezpieczne np. noże
       Koszulki lub inne artykuły okolicznościowe wyłącznie z logiem ROHiSu	Urządzenia: opiekacze, palniki elektryczne, kuchenki gazowe itp.
       Transport uczestników	Elementy nie posiadające logo ROHiSU – pamiątkowe chusty, koszulki, kurtki itp.
       Noclegi	Wyposażenie siedzib hufca lub harcówek
       Wyżywienie/artykuły spożywcze	Koszty wysyłki
       Środki ochrony osobistej	Inne artykuły i usługi nieuznane przez koordynatora

    2. W ramach konkursu grantowego nie można finansować DSCZ na kursy organizowane przez inną jednostkę chorągwi warmińsko-mazurskiej, kt re zostały sfinansowane z programu ROHIS.
13. Środki z ROHISu zwracane będą wyłącznie na konto hufca. Wszelkie płatności dokonywane z konta prywatnego, bez wcześniejszego pobrania zaliczki z hufca lub chorągwi nie będą zwracane.

Terminy i tryb naboru wniosków

1. W ramach programu przewiduje się nabór w trybie ciągłym do wyczerpania puli zaplanowanej na dofinansowanie zadań.
2. Wniosek należy złożyć na maksymalnie 3 dni przed datą rozpoczęcia realizacji zadania.
3. Wniosek należy wypełnić zgodnie ze wzorem na oficjalnym formularzu (zał. 1) Nie dopuszcza się zmiany formularza przez zgłaszającego. Wnioski nie wypełnione w całości lub nieczytelne będą odrzucane z przyczyn formalnych.
4. Wniosek zawiera w sobie opis przedsięwzięcia, kosztorys oraz inne dane niezbędne do realizacji projektu w ramach dotacji z NIW.
5. Złożenie wniosku jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
6. Do wniosku składanego przez PJO, w formie załącznika musi być dołączony plan pracy podstawowej jednostki organizacyjnej ubiegającej się o przyznanie grantu.
7. Do wniosków na poziomie szczepu, wnioskodawca jest zobowiązany dostarczyć wszystkie plany pracy drużyn w szczepie na bieżący rok harcerski. Przy następnych wnioskach, punkt ten nie będzie wymagany.
8. Do wniosków na poziomie hufca, wnioskodawca jest zobowiązany dostarczyć wszystkie plany pracy drużyn w hufcu na bieżący rok harcerski. Przy następnych wnioskach, punkt ten nie będzie wymagany.
9. Plany pracy drużyn mogą pozostać w formie, w której zostały spisane. Jeżeli takowe nie istnieją, należy stworzyć je według wzoru ROHIS (zał. ).
10. Plany pracy należy przesłać w formacie pdf. do odpowiedniego koordynatora projektu wraz z wnioskiem o dofinansowanie.
11. Wnioski należy składać do koordynatorów obszar w:
    1. działania programowe do pwd. Anny Chromińskiej poprzez maila: anna.chrominska@zhp.net.pl
    2. działania kształceniowe do hm. Marzeny Skoniecznej poprzez mail: marzena.skonieczna@zhp.net.pl,
    3. Przekazanie wniosku inną drogą niż wymagana, do niewłaściwej osoby może skutkować niezatwierdzeniem wniosku. Koordynator obszaru zastrzega sobie możliwość odrzucenia wniosku.
12. Wnioskodawca zwraca się do swojego komendanta hufca z prośbą o wyrażenie zgody na organizację wydarzenia.
13. Komendant hufca przekazuje informację o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody na organizację wydarzenia za pośrednictwem imiennego maila w domenie ZHP skierowanego do odpowiedniego koordynatora projektu.
14. Koordynator projektu przekazuje informację o przyznaniu lub nieprzyznaniu dofinansowania do wnioskodawcy oraz komendanta hufca, najpóźniej do dnia poprzedzającego organizację wydarzenia, w formie wiadomości mailowej.

Rozliczenie zadania

1. Rozliczenie zadania następuje maksymalnie na 14 dni po dacie zakończenia realizacji zadania. W tym terminie, do chorągwi powinny trafić dokumenty w wersji papierowej. Nie dotrzymanie określonego terminu bez wcześniejszego zgłoszenia i uznanej przyczyny skutkować będzie cofnięciem przyznanego grantu.

2. Sprawozdanie z realizacji zadania musi zawierać:

   1. Sprawozdanie merytoryczne z realizacji zadania wg wzoru (zał. 2)

   2. Plan/program/harmonogram wydarzenia opatrzony logiem ROHISU

   3. Faktury lub inne dokumenty finansowe do których należy dołączyć potwierdzenie płatności (oprócz gotówkowych);

   4. Opis faktur wg załączonego wzoru (zał. 3);

3. Do sprawozdania należy dołączyć również zdjęcia z wydarzenia, opatrzone logotypami, z odpowiednim opisem:

   Wzór opisu: nazwa wydarzenia_data_hufiec

4. Screenshot’a postu na fanpagu drużyny lub hufca na portal Facebook lub ze strony internetowej hufca z opisem „Zadanie finansowane przez Narodowy Instytut Wolności w ramach Rządowego Programu Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018- 2030”, z opisem jak do zdjęć:

   Wzór opisu: nazwa wydarzenia_data_hufiec

   Zdjęcia należy umieścić w folderze udostępnionym przez koordynatora.

5. Przed przekazaniem rozliczenia w wersji papierowej należy przekazać je w formie skan w/zdjęć do koordynatora danego obszaru. Po zatwierdzeniu skanów/zdjęć, należy przekazać rozliczenie w oryginale do biura chorągwi.
6. Faktury muszą być pobierane na dane nabywcy: Chorągiew Warmińsko-Mazurska ZHP, ul. Kopernika 45, 10-512 Olsztyn NIP 7393591437. Osoba odpowiadająca za dane zadanie ma obowiązek sprawdzenia poprawność danych.
7. Rozliczenie dofinansowania podzielone jest na etapy:
   1. Etap 1 – Złożenie w formie elektronicznej (skan) skan w na pocztę mailowa koordynatora obszaru.
   2. Etap 2 – Akceptacja rozliczenia przez koordynatora obszaru.
   3. Etap 3 – Przesłanie oryginał w dokument w pocztą tradycyjną do biura chorągwi.
   4. Etap 4 – Zwrot środków w wysokości przyznanego dofinansowania.

Postanowienia końcowe

Ostateczna interpretacja niniejszego regulaminu należy do koordynatora projektu ROHIS Chorągwi Warmińsko-Mazurskiej ZHP